FAQ

Setup & Organisation

Wie funktioniert NADOVO? Was ist die Compliance-Journey?

NADOVO führt Sie in 5 Phasen durch die EU AI Act Compliance. Sie arbeiten die Phasen der Reihe nach ab:

Phase 1 — Discover: Erfassen Sie alle KI-Systeme in Ihrem Unternehmen (z.B. ChatGPT, Microsoft Copilot, KI-gestützte HR-Tools).

Phase 2 — Define: Legen Sie für jedes KI-System einen oder mehrere KI-Prozesse an — den konkreten Anwendungsfall (beabsichtigter Zweck und Geltungsbereich). Anhand dieses Einsatzzwecks ermittelt NADOVO automatisch die Risikoklasse (gemäß EU AI Act Anhang I und III).

Phase 3 — Assess: Bewerten Sie die Risiken Ihrer KI-Prozesse und planen Sie Maßnahmen zur Risikominderung.

Phase 4 — Implement: Fördern und dokumentieren Sie die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeiter (Art. 4 EU AI Act) und setzen Sie die nötigen Maßnahmen um.

Phase 5 — Monitor: Erfassen und melden Sie KI-Vorfälle, wenn etwas schiefläuft.

Wichtig — der Kern des NADOVO-Ansatzes: Klassifiziert wird nicht das KI-System, sondern der einzelne KI-Prozess (der Anwendungsfall). Erst der Einsatzzweck bestimmt die Risikostufe — dasselbe KI-System kann je nach Anwendung unterschiedlich eingestuft sein. Deshalb beginnt EU AI Act Compliance bei NADOVO beim Prozess, nicht beim System.

Tipp: Sie müssen nicht alle Phasen auf einmal abschließen. Beginnen Sie mit Phase 1 und arbeiten Sie sich Schritt für Schritt vor. Das Dashboard zeigt Ihnen jederzeit Ihren Fortschritt.

In welcher Reihenfolge sollte ich vorgehen?

Die empfohlene Reihenfolge für den Einstieg:

1. KI-Modell hinzufügen (Modul "KI-Modelle") — Übernehmen Sie zuerst die genutzten Modelle in "Meine Modelle" (aus dem Katalog auswählen oder als eigenes Modell anlegen). Wichtig: Beim Anlegen eines KI-Systems können Sie nur aus bereits hinzugefügten Modellen wählen — aus dem KI-System-Wizard heraus lässt sich kein Modell hinzufügen. Fehlt das passende Modell, verlassen Sie den Wizard kurz (Ihr Entwurf bleibt erhalten), fügen es im Modul "KI-Modelle" hinzu und kehren zurück.
2. KI-System anlegen (Phase 1) — Tragen Sie Ihr KI-System ein und verknüpfen Sie das/die Modell(e). Steht das Modell noch nicht fest oder ist keines hinterlegt, wählen Sie "Modell unbekannt". Der Wizard führt Sie durch 5 Schritte.
3. KI-System freigeben — Setzen Sie den Status auf "In Betrieb".
4. KI-Prozess anlegen (Phase 2) — Beschreiben Sie den Anwendungsfall (Zweck und Geltungsbereich). NADOVO klassifiziert den Prozess automatisch.
5. KI-Prozess freigeben — Bei Hochrisiko-Prozessen müssen Sie vorher ein Assessment durchführen (siehe unten).
6. Schulungen & Maßnahmen (Phase 4) — Dokumentieren Sie die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeiter und setzen Sie die Maßnahmen um.
7. KI-Inhalte nachweisen (KI-Content-Register) — Erfassen Sie KI-generierte Inhalte als Nachweis und dokumentieren Sie Prüfung und Kennzeichnung nach Art. 50 (siehe KI-Content-Register).

Wichtig: Ein KI-Prozess kann erst freigegeben werden, wenn das verknüpfte KI-System den Status "In Betrieb" hat. NADOVO weist Sie darauf hin, falls etwas fehlt.

Was ist der Unterschied zwischen KI-System, KI-Prozess und Assessment?

Diese drei Elemente bilden den Kern von NADOVO:

KI-System (Phase 1): Das ist die Technologie selbst — zum Beispiel "ChatGPT" oder "Microsoft Copilot". Sie erfassen hier, welches KI-Modell Sie nutzen, wo es gehostet wird und wer dafür verantwortlich ist.

KI-Prozess (Phase 2): Das ist der konkrete Anwendungsfall eines KI-Systems — zum Beispiel "Kundensupport per ChatGPT" oder "Bewerbungsvorauswahl mit KI-HR-Tool". Ein KI-System kann mehrere Prozesse haben. Entscheidend: Klassifiziert wird der Prozess, nicht das System — dasselbe KI-System kann je nach Anwendungsfall unterschiedliche Risikostufen haben.

Assessment (Phase 3): Das ist die Risikobewertung für einen konkreten KI-Prozess. Hier identifizieren Sie Risiken, definieren Maßnahmen und dokumentieren, wie Sie diese Risiken in den Griff bekommen.

Zusammenhang: Ein KI-System hat einen oder mehrere KI-Prozesse. Jeder KI-Prozess kann ein Assessment haben. Die drei Elemente sind miteinander verknüpft — Änderungen an einem Element können Auswirkungen auf die anderen haben.

Wie verwalte ich meine Benutzer und die Rollen?

Im Modul „Organisation" (sichtbar für Unternehmens-Admins) verwalten Sie im Tab „Benutzerverwaltung" die Benutzerkonten Ihres Unternehmens:

• Benutzer hinzufügen: Sie laden über E-Mail, Vor- und Nachname ein; die Person erhält eine E-Mail mit Anmeldelink. Neue Benutzer erhalten automatisch die Rolle „Benutzer". Im Feld „Sprache der Einladung" legen Sie fest, in welcher Sprache die E-Mail verschickt wird — vorbelegt ist Ihre eigene Oberflächensprache. Ein erneutes Senden verwendet dieselbe Sprache wie die ursprüngliche Einladung.
• Status: Aktiv, Inaktiv, Ausstehend (Einladung offen) oder Abgelaufen. Sie können Benutzer deaktivieren/aktivieren und Einladungen erneut senden oder widerrufen.
• Adresse bereits vergeben: Zu einer E-Mail-Adresse, für die schon ein Zugang besteht, lässt sich keine zweite Einladung verschicken — der Vorgang bricht mit einem Hinweis ab. Wer eine solche Einladung dennoch anklickt, wird darauf hingewiesen, sich stattdessen anzumelden oder „Passwort vergessen" zu nutzen; der bestehende Zugang bleibt unangetastet.

Deaktivieren, Archivieren und warum es kein Löschen gibt: Benutzerkonten kennen drei Zustände:

Zustand	Bedeutung
Aktiv	Anmeldung möglich
Inaktiv	Anmeldung gesperrt, jederzeit wieder aktivierbar — etwa während einer Elternzeit
Archiviert	endgültig geschlossen, nicht reaktivierbar

Archivieren ist bewusst zweistufig: erst deaktivieren, dann archivieren; ein Bestätigungsdialog nennt vorher die Folgen. Archivierte Konten sind standardmäßig ausgeblendet — der Schalter „Archivierte anzeigen" neben der Suche blendet sie mit dem Badge „Archiviert" und ohne Aktionen ein. Löschen gibt es nicht: NADOVO ist ein Nachweis-Produkt, Freigaben, Befähigungen und Zuständigkeiten müssen einer Person zuordenbar bleiben. Genau deshalb bleiben beim Archivieren alle Nachweise und Zuordnungen erhalten. Kehrt eine Person später zurück, laden Sie dieselbe E-Mail-Adresse einfach neu ein — sie bekommt ein frisches Konto, die alte Historie bleibt davon getrennt bestehen.

Rollen:

• Unternehmens-Admin — Vollzugriff inkl. Organisation und Benutzerverwaltung
• Benutzer — Standard-Zugriff auf die Unternehmensfunktionen

Was gegen das Benutzer-Limit zählt: nur aktive Benutzer. Deaktivieren und Archivieren geben den Platz sofort frei — so laden Sie etwa während einer Elternzeit eine Vertretung ein. Beim Wiederaktivieren wird geprüft, ob das Limit noch Platz hat. Offene Einladungen reservieren ebenfalls einen Platz, damit nicht mehr Zusagen herausgehen, als der Tarif hergibt; läuft eine Einladung ab oder widerrufen Sie sie, wird der Platz wieder frei.

Benutzer ist nicht dasselbe wie Mitarbeiter: Ein Benutzer hat ein Login (Konto) und zählt gegen Ihr Tarif-Limit. Die Mitarbeitenden im Modul KI-Kompetenz stammen aus einem eigenen Verzeichnis ohne Login und zählen nicht gegen das Benutzer-Limit — dieselbe Person kann beides sein, muss es aber nicht.

Im Tab „Unternehmen" pflegen Sie zudem Ihr Unternehmensprofil und die KI-Compliance-Beauftragte — die für den EU AI Act verantwortliche Person. Wählen Sie dort auch das Land Ihres Unternehmens aus der Auswahlliste: Es bestimmt, welche Meldebehörde bei KI-Vorfällen vorbelegt wird (siehe KI-Vorfälle).

Warum kann ich mich nicht anmelden?

Die Anmeldemaske nennt den Grund. Vier Fälle kommen vor:

Meldung	Bedeutung	Was tun
„E-Mail-Adresse oder Passwort ist falsch."	Eine der beiden Angaben stimmt nicht. Aus Sicherheitsgründen sagt NADOVO bewusst nicht, welche — sonst ließe sich damit prüfen, wer ein Konto hat	Eingabe prüfen; im Zweifel „Passwort vergessen" nutzen
„Ihr Zugang wurde vorübergehend deaktiviert."	Ihr Konto steht auf „Inaktiv" — es kann jederzeit wieder aktiviert werden	Unternehmens-Admin ansprechen
„Ihr Zugang wurde deaktiviert."	Das Konto ist archiviert, also endgültig geschlossen	Unternehmens-Admin ansprechen; bei Bedarf wird eine neue Einladung verschickt
Hinweis auf zu viele Versuche	Nach fünf Fehlversuchen sperrt NADOVO die Anmeldung vorübergehend	Rund 15 Minuten warten, dann erneut versuchen

Ich war angemeldet und sehe plötzlich einen Deaktivierungs-Hinweis: Wird Ihr Konto während der Sitzung deaktiviert oder archiviert, zeigt NADOVO diese Erklärung samt Abmelde-Knopf — auch nach einem Neuladen der Seite. Sie werden nicht mehr wortlos abgemeldet.

Mehr zu den Kontozuständen steht unter „Wie verwalte ich meine Benutzer und die Rollen?".

Wo sehe ich meinen Plan und meine Limits?

Direkt unter der Überschrift im Modul „Organisation" zeigt eine Info-Box Ihren aktuellen Plan sowie die Auslastung der Plan-Limits: die Anzahl der Benutzer und der KI-Systeme, jeweils als „aktuell von maximal" (bzw. „unbegrenzt", wenn Ihr Tarif kein Limit hat).

Reicht ein Limit nicht mehr aus, wenden Sie sich für ein Upgrade an Ihren Administrator bzw. den Support. Was passiert, wenn ein Limit erreicht ist, steht unter „Warum kann ich kein neues KI-System anlegen?".

Welche Angaben im Unternehmensprofil sind wichtig?

Das Unternehmensprofil pflegen Unternehmens-Admins im Modul „Organisation" im Tab „Unternehmen". Drei Angaben haben direkte Auswirkungen in der Plattform:

• Land (Auswahlliste): bestimmt, welche Meldebehörde bei KI-Vorfällen vorbelegt wird (siehe KI-Vorfälle).
• KI-Compliance-Beauftragte: der Abschnitt für die Person, die für die Einhaltung des EU AI Act verantwortlich ist. Unter „Beauftragte Person" wählen Sie sie als Interne Person (im Unternehmen angestellt) oder Externe Person (Berater/Dienstleister). Nicht zu verwechseln mit den Verantwortlichen für die menschliche Aufsicht (je KI-Prozess im Assessment, aus dem Befähigungsregister) und den Verantwortlichen für Maßnahmen (je Aufgabe, aus dem Mitarbeiterverzeichnis) — das sind andere Rollen.
• Vier-Augen-Prinzip bei der Freigabe: optionale Governance-Einstellung für das KI-Content-Register — wenn aktiviert, muss der Freigabe-Verantwortliche eine andere Person als der Ersteller sein.
• Firmenlogo: erscheint auf den Deckblättern aller PDF-Berichte (siehe eigene Frage unten).

Kann ich mein Firmenlogo auf die PDF-Berichte setzen?

Ja. Administratoren laden das Logo im Modul „Organisation" → Tab „Unternehmen" hoch (Feld „Firmenlogo (Berichte)"). Es erscheint danach auf den Deckblättern aller PDF-Berichte — Befähigungs-Nachweise, KI-Content-Nachweise und Audit-Trail-Exporte — oberhalb des NADOVO-Logos.

• Format: PNG oder JPEG, maximal 1 MB. NADOVO prüft den tatsächlichen Dateiinhalt, nicht nur die Dateiendung — eine umbenannte oder beschädigte Datei wird abgelehnt.
• Sofort wirksam: Hochladen, Ersetzen und Entfernen wirken sofort, unabhängig vom „Speichern"-Button der Firmeneinstellungen. Bereits erzeugte Berichte übernehmen ein geändertes Logo nicht — erzeugen Sie den Bericht neu.
• Entfernen: Über „Entfernen" (mit Bestätigung); die Berichte verwenden dann wieder das Standard-Deckblatt.

Kein White-Label: Das NADOVO-Branding bleibt auf allen Berichten erhalten. Ihr Logo erscheint zusätzlich darüber — als Absender des Dokuments.

Wo ändere ich Sprache, Passwort oder Darstellung (Hell/Dunkel)?

Im Modul „Einstellungen" verwalten Sie Ihre persönlichen Einstellungen — in drei Tabs:

• Profil: Vor- und Nachname, bearbeitbar über „Änderungen speichern". Die E-Mail-Adresse kann nur der Support ändern; Ihre Rolle können nur Administratoren anpassen.
• Darstellung: Theme wählen — Hell, Dunkel oder System (folgt der Betriebssystem-Einstellung) — sowie die Sprache der Anwendung (Deutsch/Englisch). Hier steuern Sie auch, ob die Willkommens-Übersicht (der 5-Phasen-Überblick) bei jedem Login angezeigt wird.
• Sicherheit: Passwort ändern — mindestens 8 Zeichen, mit Großbuchstabe, Kleinbuchstabe und Zahl.

Muss ich Theme oder Sprache mit „Speichern" bestätigen? Nein. Alles im Tab „Darstellung" wird automatisch beim Umschalten gespeichert. Nur die Namensänderung im Tab „Profil" braucht den Button „Änderungen speichern".

Diese Einstellungen gelten nur für Ihren eigenen Account. Unternehmensweite Angaben (Team, Unternehmensprofil) pflegen Unternehmens-Admins im Modul „Organisation" (siehe oben).

Mein Kollege sieht am selben Rechner ein anderes Theme als ich — ist das richtig?

Ja. Hell/Dunkel wird pro Benutzerkonto gespeichert, nicht pro Gerät oder Browser. Wenn sich mehrere Personen denselben Rechner teilen, sieht jede angemeldete Person ihre eigene Einstellung — beim Anmelden wird sie automatisch angewendet.

Neue Konten starten mit „System": Die Anwendung folgt dann der Hell-/Dunkel-Einstellung des Betriebssystems, bis Sie unter „Einstellungen" → „Darstellung" eine eigene Wahl treffen.

KI-Modelle

Was ist der Unterschied zwischen KI-Modellen und KI-Systemen?

KI-Modelle sind die zugrunde liegenden Modelle (z.B. GPT-4, Claude, Gemini) — eine Bibliothek, aus der Sie auswählen. Im Modul „KI-Modelle" legen Sie unter „Meine Modelle" fest, welche Modelle in Ihrem Unternehmen genutzt werden.

KI-Systeme (Phase 1) sind die konkreten KI-Systeme, die Sie tatsächlich einsetzen und nach EU AI Act dokumentieren müssen. Ein KI-System verweist auf ein oder mehrere KI-Modelle: Beim Anlegen wählen Sie im Schritt „KI-Auswahl" die genutzten Modelle aus — aus den zuvor hinzugefügten Modellen — und geben deren „Rolle im System" an (z.B. Classifier, Generator).

Kurz: Das KI-Modell ist die Technologie-Grundlage, das KI-System ist Ihr konkreter Einsatz davon.

Wie füge ich KI-Modelle hinzu? Kann ich eigene importieren?

Im Modul „KI-Modelle" gibt es zwei Bereiche:

• Modell-Katalog: eine zentrale, von NADOVO gepflegte Bibliothek bekannter Modelle. Mit „Auswählen" übernehmen Sie ein Modell in „Meine Modelle" (oder „Alle von {Anbieter} auswählen" für alle Modelle eines Anbieters).
• Meine Modelle: Ihre ausgewählten Modelle, nach Anbieter gruppiert.

Nutzen Sie ein Modell, das nicht im Katalog steht? Mit „Eigenes Modell hinzufügen" legen Sie ein unternehmenseigenes Modell an (Name, Anbieter, Version, Kategorie, Beschreibung) — es erhält das Kennzeichen „Eigenes Modell".

Noch kein passendes Modell? Wissen Sie noch nicht, welches Modell genutzt wird — oder haben Sie das Hinzufügen vergessen? Dann wählen Sie beim Verknüpfen im KI-System das Modell „unbekannt" und tragen das konkrete Modell später nach.

Hinweis: Einen Datei-Import (z.B. JSON) gibt es für Endnutzer nicht — der Katalog wird zentral gepflegt. Sie wählen also aus dem Katalog aus oder legen eigene Modelle an.

KI-Systeme (Phase 1)

Was bedeuten die verschiedenen Status bei KI-Systemen?

Status	Bedeutung	Was Sie tun können
Entwurf	Das System ist noch in Bearbeitung	Bearbeiten, löschen oder freigeben
In Betrieb	Das System ist aktiv und freigegeben	Deaktivieren oder neue Version erstellen
Außer Betrieb	Das System ist vorübergehend nicht in Betrieb	Reaktivieren
Abgelöst	Das System wurde durch eine neue Version ersetzt	Nur noch ansehen, nicht mehr bearbeiten

Warum kann ich kein neues KI-System anlegen — der Button ist ausgegraut?

Jeder Tarif enthält eine maximale Anzahl KI-Systeme. Ist sie erreicht, deaktiviert NADOVO in der Übersicht den Button „Neues KI-System". Fahren Sie mit der Maus darüber, zeigt ein Hinweis den aktuellen Stand: „Limit erreicht (X von Y KI-Systemen)".

Was tun? Entweder ein nicht mehr benötigtes KI-System löschen — oder Ihren Administrator für ein Upgrade des Tarifs kontaktieren. Wie viele Systeme Ihr Tarif erlaubt und wie viele davon belegt sind, sehen Sie im Modul „Organisation".

Achtung beim Weg über die Compliance-Reise: Öffnen Sie das Formular über den Menüpunkt „KI-System erfassen" (Seitenleiste, Phase DISCOVER), greift die Sperre nicht vorab — der Menüpunkt bleibt anklickbar. Sie können das Formular dann vollständig ausfüllen, und die Meldung „Limit erreicht" erscheint erst beim Speichern; die Eingaben werden nicht übernommen. Legen Sie neue KI-Systeme deshalb am besten immer über die Übersicht an, wo Sie das Limit vorab sehen.

Gilt auch für Benutzer: Für die Anzahl der Benutzerkonten gibt es dasselbe Tarif-Limit, mit demselben Verhalten im Modul „Organisation". Tarife ohne Begrenzung zeigen kein Limit an. Gezählt werden dort nur aktive Benutzer und offene Einladungen (siehe Benutzerverwaltung).

Warum kann ich mein KI-System nicht freigeben?

Weil eine Pflichtangabe fehlt — und die Meldung sagt Ihnen welche. Statt eines allgemeinen „Freigabe fehlgeschlagen" nennt NADOVO das konkrete Feld samt dem Begriff, unter dem es im Assistenten steht, zum Beispiel: „Freigabe nicht möglich. Fehlende Pflichtfelder: Standort (Hosting-Standorte)" — das ist Schritt 3 des KI-System-Assistenten.

Ergänzen Sie die genannte Angabe, speichern Sie, und geben Sie erneut frei.

Das gilt app-weit: Schlägt eine Aktion fehl — Freigabe, Statuswechsel, Löschen, Einladung —, zeigt NADOVO die konkrete Begründung des Servers und nicht mehr nur, dass etwas fehlgeschlagen ist.

Was passiert, wenn ich ein KI-System deaktiviere?

Wenn Sie ein KI-System deaktivieren, aktualisiert NADOVO automatisch alle verknüpften Elemente:

• KI-Prozesse die mit diesem System verbunden sind, werden auf "Pausiert" gesetzt
• Assessments die mit diesen Prozessen verbunden sind, erhalten den Status "Überprüfung erforderlich"

Der Dialog zeigt Ihnen vorab alle betroffenen Prozesse mit Name, ID und Risikoklasse — ohne Auswahlmöglichkeit: Alle werden pausiert. Das ist keine Einstellung, sondern die zwingende Folge, denn ein KI-Prozess darf nur freigegeben sein, solange sein KI-System einsatzbereit ist. Die Erfolgsmeldung nennt die Zahl der betroffenen Prozesse und Bewertungen. Umgekehrt gilt dasselbe: Weil ein Prozess ausschließlich durch das Außerbetriebsetzen seines Systems pausiert wird, stellt das Wiederinbetriebnehmen den vorherigen Stand vollständig wieder her.

Wollen Sie einen einzelnen Prozess dauerhaft stilllegen, tun Sie das im Modul „KI-Prozesse" über Archivieren — nicht über das KI-System.

Warum? Wenn ein KI-System nicht mehr in Betrieb ist, können die zugehörigen Prozesse nicht weiterlaufen. Die EU AI Act Verordnung verlangt, dass Sie Ihre Risikobewertungen aktuell halten — wenn sich am System etwas ändert, müssen die Bewertungen überprüft werden.

Was müssen Sie tun?

• Wenn die Deaktivierung vorübergehend ist: Reaktivieren Sie das System später. Dabei werden alle pausierten Prozesse dieses Systems wieder freigegeben; die zugehörigen Assessments bleiben auf "Überprüfung erforderlich" und müssen erneut geprüft werden.
• Wenn die Deaktivierung dauerhaft ist: Archivieren Sie die Prozesse und erstellen Sie gegebenenfalls neue für ein Ersatzsystem.

Was bedeutet "Neue Version erstellen" bei einem KI-System?

Wenn sich an einem KI-System etwas Wesentliches ändert — zum Beispiel ein anderes KI-Modell, eine neue Infrastruktur oder ein neuer Datenstandort — erstellen Sie eine neue Version statt das bestehende System zu überschreiben.

Warum neue Version statt einfach bearbeiten? Der EU AI Act fordert, dass Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden (Art. 12). Durch die Versionierung bleibt der alte Zustand erhalten und die Änderung ist jederzeit nachweisbar — auch für Prüfer und Aufsichtsbehörden.

Was passiert beim Erstellen einer neuen Version?

1. NADOVO kopiert alle Daten der aktuellen Version in einen neuen Entwurf
2. Sie bearbeiten die geänderten Felder im Wizard
3. Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung der Änderungen
4. Nach der Freigabe wird die alte Version archiviert und die neue Version wird aktiv. In der Versionshistorie des KI-Systems trägt die abgelöste Version den Hinweis „Durch Version 1.0.1 ersetzt" — solange die neue Version noch Entwurf ist, steht dort „Noch im Einsatz (wird bei Freigabe der Version … abgelöst)"

Wo finde ich die Versionshistorie? Auf der Detailseite im Tab „Versionshistorie"; aus der Übersicht führt der gleichnamige Eintrag im Drei-Punkte-Menü direkt dorthin. Jede Zeile nennt ID und Version, den Status, Datum und Person — bei Prozessen zusätzlich Freigebenden und Freigabe-Kommentar. Über „Anzeigen" öffnen Sie eine einzelne Version, über „Vergleichen" zwei Versionen nebeneinander (bei KI-Systemen und Prozessen).

Sie sehen eine alte Version? Dann steht oben ein Hinweis „Abgelöste Version" mit dem Knopf „Zur aktuellen Version". Auch die Brotkrumen-Navigation über dem Titel („Übersicht → ID · Name · Version") bringt Sie zurück. 5. Verknüpfte KI-Prozesse werden pausiert und müssen ebenfalls aktualisiert werden

Tipp: Sie müssen die Versionsnummer nicht selbst verwalten. NADOVO erkennt automatisch, was sich geändert hat, und schlägt eine passende Version vor.

KI-Prozesse (Phase 2)

Was ist eine Risikoklasse und wie wird sie bestimmt?

Der EU AI Act unterscheidet vier Risikostufen. In NADOVO gilt die Risikoklasse für den KI-Prozess (den Anwendungsfall), nicht pauschal für das KI-System. Beim Zeigen auf ein Risikoklassen-Badge erscheint die vollständige Bezeichnung mit Artikelverweis:

Risikoklasse	Bedeutung	Beispiele	Konsequenz
Unzulässig	Verbotene KI-Praktiken (Art. 5)	Social Scoring, manipulative Systeme	Darf nicht eingesetzt werden
Hochrisiko	Hochrisiko-KI in sensiblen Bereichen (Art. 6)	Bewerbungsvorauswahl, Kreditbewertung, biometrische Identifizierung	Strenge Anforderungen, Assessment Pflicht
Begrenzt	KI mit Transparenzpflichten (Art. 50)	Chatbots, Deepfake-Erkennung	Transparenzanforderungen
Minimal	Geringes Risiko	Spam-Filter, KI-gestützte Suche	Keine besonderen Anforderungen

Transparenzpflichten (Art. 50): Unabhängig von der Risikoklasse gelten für KI-generierte Inhalte (Texte, Bilder, Chatbots) ab 2. August 2026 Transparenzpflichten — Prüfung und Kennzeichnung dokumentieren Sie im KI-Content-Register.

Wie bestimmt NADOVO die Risikostufe? Automatisch — und zwar je Prozess. Aus Ihren Angaben (beabsichtigter Zweck und Geltungsbereich) erkennt NADOVO relevante Begriffe und gleicht sie gegen die offiziellen Kriterien der EU AI Act Verordnung (Anhang I und III) ab. Daraus entsteht sofort ein Einstufungs-Vorschlag — ein schneller, unterstützender Ausgangspunkt für Ihre Einschätzung. Die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen: Sie prüfen den Vorschlag und passen ihn bei Bedarf an.

Kann ich die Risikostufe ändern? Ja. Wenn Sie der Meinung sind, dass die automatische Einstufung nicht korrekt ist, können Sie sie manuell überschreiben. Optional können Sie eine Begründung angeben, die im Audit Trail dokumentiert wird.

Disclaimer (Risikoeinstufung): Diese Risikoklasse ist ein automatisch ermittelter Vorschlag zur Unterstützung der Einschätzung. Sie stellt keine rechtsverbindliche Einstufung dar. Die verbindliche Klassifizierung und die Verantwortung dafür liegen beim Anbieter beziehungsweise Betreiber des bewerteten KI-Systems. Eine fachliche und rechtliche Prüfung des Ergebnisses wird empfohlen.

Warum kann ich meinen Hochrisiko-Prozess nicht freigeben?

Für KI-Prozesse mit der Risikoklasse „Hochrisiko" oder „Unzulässig" gelten strengere Anforderungen. Die Freigabe ist ein mehrstufiger Prozess:

Schritt 1: Prozess im Wizard fertigstellen (alle 5 Schritte abschließen). Beim Bearbeiten öffnet der Wizard dort, wo Sie zuletzt gespeichert haben — Sie fangen nicht wieder bei Schritt 1 an.

Schritt 2: Prozess "Zur Prüfung einreichen" — Damit signalisieren Sie, dass der Prozess bereit für eine Risikobewertung ist. Die Aktion erscheint erst, wenn Sie alle fünf Wizard-Schritte durchlaufen haben; vorher steht dort „Bearbeiten" — in der Übersicht wie auf der Detailseite. Ist das verknüpfte KI-System nicht einsatzbereit, wird das Einreichen abgewiesen; die Meldung nennt den aktuellen Status und die dafür zulässigen Werte. (Das fällt damit sofort auf und nicht erst bei der Freigabe.)

Schritt 3: Assessment durchführen — Gehen Sie in den Bereich „Risiko-Assessments" und führen Sie eine Risikobewertung für diesen Prozess durch. Das Assessment umfasst:

• Risiken identifizieren
• Wahrscheinlichkeit und Auswirkung bewerten
• Maßnahmen zur Risikominderung definieren
• Human Oversight Plan erstellen
• Grundrechte-Folgenabschätzung (FRIA) durchführen

Schritt 4: Assessment genehmigen — Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind (mindestens 1 Risiko, je Risiko mindestens 1 Maßnahme, Human Oversight Level, alle FRIA-Kategorien bewertet).

Schritt 5: Prozess freigeben — Erst wenn das Assessment den Status "Genehmigt" hat, können Sie den Prozess freigeben.

Warum so viele Schritte? Art. 9 der EU AI Act Verordnung verlangt, dass Hochrisiko-KI-Systeme ein dokumentiertes Risikomanagement durchlaufen, BEVOR sie eingesetzt werden. Die mehrstufige Freigabe stellt sicher, dass Sie diese Anforderung nachweisbar erfüllen.

Prozesse mit geringem Risiko (Begrenzt/Minimal): Hier genügt eine direkte Freigabe ohne Assessment. NADOVO erkennt die Risikostufe automatisch und passt den Freigabeprozess entsprechend an.

Was bedeutet der Status "Pausiert" bei einem KI-Prozess?

Ein Prozess wird automatisch pausiert, wenn sich am verknüpften KI-System etwas ändert:

Grund 1 — KI-System deaktiviert: Das System wurde vorübergehend außer Betrieb genommen. Sobald das System reaktiviert wird, können Sie den Prozess ebenfalls reaktivieren.

Grund 2 — Neue Version des KI-Systems: Es wurde eine neue Version des KI-Systems freigegeben. Die alte Version wurde archiviert und der Prozess zeigt noch auf die alte Version. Sie müssen eine neue Prozessversion erstellen und das neue KI-System verknüpfen.

Ist der Prozess noch ein Entwurf, geht es einfacher: Dort ist das KI-System-Feld nicht gesperrt. Beim Bearbeiten setzt NADOVO die aktuelle Version selbst ein und meldet „KI-System wurde auf aktuelle Version aktualisiert" mit ID und Versionsnummer; die Auswahlliste nennt zu jedem System die Version (z.B. AIS-000004 · Chatbot F (v2.1)). Nur bei einem freigegebenen Prozess bleibt das Feld gesperrt — dort führt der Weg über eine neue Prozessversion, damit die Grundlage der Freigabe nicht nachträglich ausgetauscht wird.

Wie finde ich heraus, warum mein Prozess pausiert ist? NADOVO zeigt Ihnen den nächsten Schritt direkt in der Prozessübersicht:

• "Reaktivieren" — das KI-System ist wieder in Betrieb, der Prozess lässt sich direkt reaktivieren
• "Neue Version erstellen" — das KI-System wurde durch eine neue Version abgelöst
• "KI-System zuerst aktivieren" — das KI-System ist noch deaktiviert
• "Neue Version vorhanden" — für diesen Prozess existiert bereits eine Nachfolgeversion; Überprüfung und Freigabe finden dort statt

Warum kann ich "KI-System zuerst aktivieren" nicht anklicken? Das ist kein Button, sondern ein Hinweis: Solange das verknüpfte KI-System deaktiviert ist, ist "Reaktivieren" nicht der nächste Schritt. Aktivieren Sie zuerst das KI-System — danach erscheint "Reaktivieren" als anklickbare Aktion.

Der Zustand des KI-Systems auf einen Blick: Ein Marker steht vor dem Namen des verknüpften KI-Systems, in der Spalte „KI-System":

Marker	Bedeutung
Grüner Punkt	„KI-System in Betrieb"
Roter Punkt	„KI-System außer Betrieb" — meist der Grund, warum der Prozess pausiert ist
Tag „Veraltet"	Das KI-System wurde durch eine neue Version abgelöst

Die Marker beschreiben das KI-System, nicht den Prozess — der Prozess-Status steht in der Spalte „Status". Fahren Sie mit der Maus über einen Punkt, wird seine Bedeutung eingeblendet.

Was passiert mit meinem Assessment, wenn der Prozess geändert wird?

Wenn Sie einen KI-Prozess wesentlich ändern, muss das zugehörige Assessment überprüft werden. NADOVO setzt den Assessment-Status in folgenden Fällen automatisch auf "Überprüfung erforderlich":

• Die Risikoklasse hat sich geändert (z.B. von „Begrenzt" auf „Hochrisiko")
• Das verknüpfte KI-System wurde gewechselt
• Das verknüpfte KI-System wurde deaktiviert — der Prozess wird pausiert und das Assessment muss überprüft werden

Was müssen Sie tun? Öffnen Sie das Assessment, prüfen Sie ob die Risikobewertung noch aktuell ist, und genehmigen Sie es erneut. Bei einer Änderung der Risikoklasse müssen Sie möglicherweise zusätzliche Risiken identifizieren oder die FRIA durchführen.

Hinweis: Assessments die sich noch in Bearbeitung befinden ("In Bearbeitung"), werden nicht automatisch verändert — sie müssen ohnehin noch abgeschlossen werden.

Wird der Prozess archiviert, archiviert NADOVO auch alle Assessments dieses Prozesses, unabhängig von ihrem bisherigen Status. Sie bleiben als Nachweis einsehbar; Bearbeiten und Freigeben sind dort nicht mehr möglich. So bleibt kein Assessment in einem Zustand zurück, aus dem es keinen Weg mehr gibt.

Risikobewertung & Assessment (Phase 3)

Was ist ein Assessment und wann brauche ich eines?

Ein Assessment ist eine systematische Risikobewertung für einen KI-Prozess. NADOVO zeigt Ihnen automatisch an, ob ein Assessment nötig ist:

Anzeige	Bedeutung	Handlung
"Erforderlich"	Hochrisiko-Prozess — oder, unabhängig von der Risikoklasse: der Prozess verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) oder personenbezogene Daten mit Hosting außerhalb der EU (Art. 44 ff. DSGVO)	Assessment durchführen und genehmigen. Die Prozess-Freigabe sperrt NADOVO allerdings nur bei Hochrisiko-Prozessen — in den beiden DSGVO-Fällen ist das Assessment gefordert, aber keine technische Freigabe-Voraussetzung
"Empfohlen"	Der Prozess verarbeitet personenbezogene Daten (innerhalb der EU gehostet, ohne besondere Kategorien), arbeitet mit hoher Autonomie oder lernt kontinuierlich dazu	Assessment wird empfohlen, ist aber keine Pflicht für die Freigabe
"Nicht erforderlich"	Geringes Risiko, keine besonderen Merkmale	Kein Assessment nötig

Mein Assessment steht auf "Überprüfung erforderlich", aber ich kann es nicht bearbeiten — warum?

Die Überprüfung setzt voraus, dass der zugehörige KI-Prozess aktuell ist. Ist der Prozess pausiert, noch im Entwurf oder archiviert, zeigt die Assessment-Übersicht in der Spalte „Nächster Schritt" den nicht-klickbaren Hinweis „Prozess zuerst aktualisieren" — mit der Erklärung: „Die Überprüfung bzw. Freigabe wird möglich, sobald der zugehörige Prozess aktualisiert und in einer neuen Version zur Überprüfung eingereicht wurde."

Was tun? Erstellen Sie zuerst eine neue Version des Prozesses (typischerweise nach einer Aktualisierung des KI-Systems) und reichen Sie sie zur Überprüfung ein. Danach wird das Assessment wieder bearbeitbar.

Die Spalte „Nächster Schritt" sagt Ihnen in jeder Situation, was ansteht:

Anzeige	Bedeutung
"Fortsetzen"	Das Assessment ist in Bearbeitung — der Wizard öffnet sich
"Überprüfung starten"	Das Assessment muss überprüft werden
"Prozess zuerst aktualisieren"	Hinweis, kein Button — der Prozess blockiert die Überprüfung
"Freigeben"	Das Assessment ist abgeschlossen und kann freigegeben werden
"Prozess freigeben"	Das Assessment ist freigegeben — es fehlt noch die Freigabe des Prozesses
"Konform dokumentiert"	Prozess und Risikobewertung sind freigegeben, alle Dokumentationsschritte sind erledigt

Bei archivierten Assessments bleibt die Spalte leer — dort genügt der Status.

Der Hinweisbalken auf der Assessment-Detailseite benennt den Zustand des Prozesses:

Prozess	Titel des Hinweises	Was gilt
pausiert	„Prozess pausiert"	Sobald er wieder freigegeben ist, können Sie weiterarbeiten
archiviert	„Prozess archiviert"	Das Assessment kann nur noch angesehen werden
abgelöst	„Prozess-Version abgelöst"	Arbeiten Sie mit dem Assessment der aktuellen Prozess-Version weiter

Archivierte Assessments lassen sich also weiterhin öffnen und als Nachweis lesen. Der Hinweis „Prozess zuerst aktualisieren" erscheint nur beim pausierten Prozess — bei einem archivierten gibt es nichts mehr zu aktualisieren.

Löschen ist ausschließlich für Assessments im Status „In Bearbeitung" möglich und Unternehmens-Admins vorbehalten; ob der zugehörige Prozess pausiert ist, spielt dabei keine Rolle. Fertiggestellte, freigegebene und archivierte Assessments bleiben als Nachweis erhalten.

Zu „Konform dokumentiert": Das Abschluss-Badge erscheint auch in der Prozess-Übersicht, ebenso bei freigegebenen Prozessen ohne Assessment-Pflicht (Bewertung „Nicht erforderlich") — deren Dokumentation ist mit der Prozess-Freigabe vollständig — und im KI-Content-Register bei freigegebenen Einträgen. Es bestätigt ausschließlich, dass die Dokumentationsschritte in NADOVO abgeschlossen sind, und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was muss in einem Assessment für Hochrisiko-Prozesse enthalten sein?

Der EU AI Act stellt klare Anforderungen an das Risikomanagement für Hochrisiko-KI. NADOVO führt Sie in 6 Schritten durch das Assessment:

Schritt 1 — Prozess auswählen: Wählen Sie den KI-Prozess, für den Sie das Assessment durchführen möchten. Der angezeigte Prozess-Kontext nennt auch den Prozessverantwortlichen — dieselbe Angabe erscheint in der Abschluss-Zusammenfassung.

Schritt 2 — Prüfung verbotener Praktiken (Art. 5): Prüfen Sie, ob Ihr KI-Einsatz unter eine der acht verbotenen Praktiken nach Art. 5 EU AI Act fällt. Bei Hochrisiko-Prozessen beantworten Sie alle acht einzeln (siehe auch die nächste Frage).

Schritt 3 — Risiken identifizieren: Erfassen Sie alle relevanten Risiken für Ihren KI-Einsatz (z.B. Diskriminierung, Datenschutzverletzung, fehlerhafte Entscheidungen).

Schritt 4 — Bewertung und Maßnahmen: Bewerten Sie jedes Risiko nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Definieren Sie für jedes Risiko mindestens eine Maßnahme zur Risikominderung.

Schritt 5 — Human Oversight und FRIA:

• Human Oversight: Legen Sie das Oversight-Level fest (Human-in-the-Loop / on-the-Loop / in-Command, Art. 14) und benennen Sie einen Verantwortlichen — optional auch einen Stellvertreter. Wählbar sind nur Mitarbeiter, für die im Modul KI-Kompetenz eine abgeschlossene Befähigung dokumentiert ist (so ist die von Art. 26 Abs. 2 geforderte Kompetenz der Aufsichtsperson strukturell belegt). Bei Hochrisiko-Prozessen ist der Verantwortliche Pflicht. Im Feld „Anmerkungen" halten Sie Hinweise zur Ausführung fest (z.B. Eskalationsweg, Vorgehen bei Auffälligkeiten).
• FRIA (Grundrechte-Folgenabschätzung): Bewerten Sie die Auswirkungen auf Grundrechte in 6 Kategorien.

Schritt 6 — Zusammenfassung: Prüfen Sie die Gesamtbewertung und akzeptieren Sie das Restrisiko. Mit „Assessment abschließen" endet der Wizard. Die Freigabe ist ein eigener Schritt und erfolgt danach über die Übersicht oder die Detailseite — die Spalte „Nächster Schritt" bietet sie dort an. Erfassen und Freigeben sind bewusst zwei getrennte Handlungen.

Pflichtfelder für die Genehmigung:

• Mindestens 1 Risiko identifiziert
• Für jedes Risiko mindestens 1 Maßnahme definiert
• Human Oversight Level festgelegt
• Alle 6 FRIA-Kategorien bewertet

Muss ich das Assessment für einen Prozess ohne Hochrisiko-Einstufung vollständig ausfüllen?

Nein. Unterhalb von Hochrisiko verlangt der EU AI Act weder die Einzelprüfung der verbotenen Praktiken noch eine Risikoerfassung — NADOVO führt Sie deshalb kürzer durch dieselben sechs Schritte:

• Schritt 2 (verbotene Praktiken) ist bereits ausgefüllt und schreibgeschützt. Ein Hinweis erklärt: „Bereits bei der Klassifizierung geprüft" — die acht Praktiken nach Art. 5 wurden bei der Risikoklassifizierung des KI-Prozesses ausgewertet, keine trifft zu. Sie klicken direkt auf „Weiter".
• Schritt 3 (Risiken identifizieren) ist freiwillig: „Risikoerfassung ist hier freiwillig". Sie können ohne Eintrag weitergehen. Sinnvoll ist ein Eintrag trotzdem, wenn Sie etwas dokumentieren möchten — etwa zum Datenschutz bei personenbezogenen Daten.
• Schritt 4 meldet bei leerer Liste „Keine Risiken erfasst — das ist in Ordnung" und bietet den Rückweg zu Schritt 3 an, ohne ihn zu verlangen.

Bei Hochrisiko-Prozessen bleibt beides Pflicht: die acht Praktiken werden einzeln abgefragt, und ohne mindestens ein bewertetes Risiko mit Maßnahme kommen Sie nicht weiter.

Zwei Feinheiten: Bereits erfasste Antworten werden nie überschrieben — haben Sie Schritt 2 schon manuell ausgefüllt, bleibt Ihre Eingabe stehen. Und wird ein Prozess später auf Hochrisiko hochgestuft, verlangt Schritt 2 die acht Antworten erneut; automatisch übernommene Ergebnisse zählen dann nicht mehr.

Warum kann ich im Assessment keinen Verantwortlichen für die menschliche Aufsicht auswählen?

Wählbar sind nur Mitarbeiter mit einer dokumentierten, abgeschlossenen Befähigung (Art. 4 EU AI Act). Legen Sie dazu im Modul KI-Kompetenz zuerst eine Befähigung an — interne Maßnahme, externer Nachweis oder Erfahrungs-Feststellung — und schließen Sie sie ab. Danach erscheint die Person in der Auswahl für Verantwortlichen und Stellvertreter.

Gibt es noch keinen Mitarbeiter mit Befähigung, zeigt Schritt 5 einen entsprechenden Hinweis. So stellt NADOVO sicher, dass die Aufsichtsperson die von Art. 26 Abs. 2 geforderte Kompetenz nachweislich besitzt. (Für Maßnahmen-Verantwortliche im Modul „Maßnahmen" gilt das übrigens nicht — dort ist keine Befähigung nötig.)

Was bedeutet "Überprüfung erforderlich" bei einem Assessment?

Dieser Status bedeutet, dass sich etwas an den Rahmenbedingungen geändert hat und Sie prüfen müssen, ob Ihre Risikobewertung noch aktuell ist.

Mögliche Auslöser:

• Das verknüpfte KI-System wurde deaktiviert (der Prozess wird pausiert)
• Das verknüpfte KI-System wurde gewechselt
• Die Risikoklasse des Prozesses hat sich geändert

Was müssen Sie tun?

1. Öffnen Sie das Assessment
2. Prüfen Sie, ob die identifizierten Risiken und Maßnahmen noch zutreffen
3. Passen Sie die Bewertung bei Bedarf an
4. Genehmigen Sie das Assessment erneut

Die Überprüfung beginnt bei Schritt 1, nicht am Ende: Weil sich der Kontext geändert hat, müssen die Art.-5-Prüfung und die Bewertungen im neuen Zusammenhang bestätigt werden — Sie gehen den Assistenten also noch einmal von vorn durch.

Versionierung

Warum gibt es Versionen und was bedeuten die Nummern?

NADOVO verwendet Versionsnummern (z.B. 1.0.0, 1.1.0, 2.0.0), um Änderungen an KI-Systemen und KI-Prozessen nachvollziehbar zu dokumentieren. Das ist wichtig, weil der EU AI Act verlangt, dass Änderungen an KI-Systemen dokumentiert und mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 12).

Sie müssen sich um die Versionsnummern nicht kümmern. NADOVO erkennt automatisch, was sich geändert hat, und schlägt eine passende Versionsnummer vor. Sie können den Vorschlag einfach übernehmen.

Wenn es Sie interessiert — so funktioniert die Logik:

Änderung	Beispiel	Versionsnummer
Wesentliche Änderung	Anderes KI-Modell, andere Rolle, andere Infrastruktur	1.0.0 → 2.0.0
Kleinere Änderung	Neuer Verantwortlicher, angepasste Beschreibung	1.0.0 → 1.1.0
Minimale Änderung	Korrektur im Namen, Notizen aktualisiert	1.0.0 → 1.0.1

Kann ich ein freigegebenes KI-System oder einen Prozess noch bearbeiten?

Nein — und das ist beabsichtigt. Ein freigegebenes Element repräsentiert einen geprüften und dokumentierten Zustand. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, erstellen Sie eine neue Version:

1. Klicken Sie auf "Neue Version erstellen" im Aktionsmenü
2. NADOVO erstellt eine Kopie als Entwurf
3. Bearbeiten Sie die gewünschten Felder
4. Im letzten Wizard-Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung der Änderungen
5. Geben Sie die neue Version frei

Die alte Version wird automatisch archiviert. Alle Änderungen sind im Audit Trail dokumentiert.

Warum kann ich nicht einfach überschreiben? Wenn ein Prüfer oder eine Aufsichtsbehörde nachvollziehen möchte, wie Ihr KI-System vor 2 Jahren konfiguriert war, muss der alte Zustand verfügbar sein. Durch die Versionierung ist das jederzeit möglich.

Phase 4 — KI-Kompetenz & Maßnahmen

Sind Schulungen verpflichtend? Was fordert der EU AI Act?

Eine bestimmte Schulung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Artikel 4 des EU AI Act sieht vor, dass Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern („AI Literacy") — die Digital-Omnibus-Novelle 2026 hat die ursprünglich strengere Formulierung („ausreichende KI-Kompetenz sicherstellen") abgeschwächt. Es geht also um nachweisbar geförderte Kompetenz, nicht um eine Pflicht-Schulung.

In NADOVO dokumentieren Sie diese Kompetenz im Modul „KI-Kompetenz" (Phase IMPLEMENT) — einem Nachweis-Register nach Art. 4. Sie erfassen Befähigungen auf drei gleichwertigen Wegen (interne Maßnahme, externer Nachweis oder Erfahrungs-Feststellung); die KI-Verordnung schreibt kein bestimmtes Format vor — weder Zertifikate noch Prüfungen. Wichtig ist, dass Sie die Kompetenz belegen können — ab dem 2. August 2026 können Aufsichtsbehörden Nachweise verlangen.

Was Sie tun sollten:

• Fördern Sie die KI-Kompetenz aller Personen, die mit KI-Systemen arbeiten — z.B. über Schulungen, Einweisungen oder Guidelines
• Dokumentieren Sie diese im Modul „KI-Kompetenz"
• Belegen Sie sie je nach Weg durch den Eintrag selbst, ein hochgeladenes Dokument oder eine begründete Feststellung

Wie verwalte ich die KI-Kompetenz meiner Mitarbeiter?

Die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeiter dokumentieren und belegen Sie im Modul „KI-Kompetenz". Jeder Eintrag ist eine Befähigung und wird auf einem von drei gleichwertigen Wegen erfasst — die Eingabefelder passen sich der gewählten Befähigungsart an:

• Interne Maßnahme — eine Schulung, Unterweisung oder ein E-Learning, das Ihr Unternehmen selbst durchführt. Der Eintrag ist der Nachweis; optional mit Format (z.B. Präsenz, Online). Kann geplant und nach Durchführung abgeschlossen werden.
• Externer Nachweis — ein Dokument einer dritten Stelle (Zertifikat, Bescheinigung, Abschluss). Gilt für genau einen Mitarbeiter, die Nachweisdatei ist Pflicht — sie ist der Beleg. Gilt sofort als abgeschlossen.
• Erfahrungs-Feststellung — eine fachkundige Person Ihres Unternehmens stellt die Kompetenz aus praktischer Tätigkeit fest, mit Funktion und Begründung (eine Selbst-Feststellung ist nicht möglich). Gilt sofort als abgeschlossen.

Dokument hinterlegen: Zu jedem Eintrag können Sie eine Datei hochladen — PDF, PNG, JPG oder WebP, max. 5 MB (beim externen Nachweis ist sie Pflicht, sonst optional). NADOVO prüft dabei den tatsächlichen Dateiinhalt, nicht nur die Dateiendung: Eine umbenannte oder beschädigte Datei wird mit einem Hinweis abgelehnt und nicht gespeichert — laden Sie in dem Fall die Originaldatei hoch oder exportieren Sie sie neu. Eintrag und Dokument entstehen gemeinsam: Wird die Datei abgelehnt, wird auch kein Eintrag angelegt.

Mitarbeiter ohne Benutzerkonto: Die Personen in diesem Modul stammen aus einem eigenen Mitarbeiterverzeichnis und brauchen kein NADOVO-Konto. Beim Erfassen tippen Sie den Namen ein — bereits angelegte Mitarbeitende werden vorgeschlagen, neue legen Sie mit Vor- und Nachname direkt im Dialog an.

Status: „Geplant" und „Abgeschlossen" ergeben sich aus der Erfassung; „Überfällig" berechnet NADOVO automatisch, wenn das Durchführungsdatum einer geplanten internen Maßnahme überschritten ist. Abgeschlossene Einträge lassen sich zusätzlich archivieren (Status „Archiviert" — siehe eigene Frage unten).

Übersicht, Abschließen und Bearbeiten: Die Übersicht hat eine Filterzeile — Suche plus die Filter Befähigung, Art, Mitarbeiter und Status — und sortierbare Spalten. Ein Büroklammer-Symbol neben dem Titel zeigt, dass zu einem Eintrag ein Dokument hinterlegt ist; ein Klick darauf öffnet es direkt in der Vorschau („Dokument anzeigen"). Die Aktionen erreichen Sie über das Menü am Zeilenende. Eine geplante interne Maßnahme schließen Administratoren über das Aktionsmenü mit „Schnell abschließen": Dort wählen Sie, welche Mitarbeitenden teilgenommen haben; wer fehlt, kann optional aus dem Eintrag entfernt werden (bleiben Personen offen, bleibt der Eintrag „Geplant"). Ohne Administratorrechte markieren Sie Teilnehmer stattdessen einzeln im Detail-Dialog (Tab „Teilnehmer"). Die Mitarbeitenden eines Eintrags lassen sich dort auch nachträglich bearbeiten. Bestehende Einträge lassen sich als Vorlage wiederverwenden.

Was ist eine Erfahrungs-Feststellung?

Wenn eine Person nachweislich kompetent ist, ohne dass eine Schulung oder ein Zertifikat vorliegt (z.B. langjährige praktische Arbeit mit KI-Systemen), kann eine fachkundige Person Ihres Unternehmens — etwa eine Führungskraft oder der Compliance-Verantwortliche — diese Kompetenz feststellen. Sie geben dabei die Funktion der feststellenden Person und eine Begründung an; das macht die Feststellung gegenüber Behörden belastbar. Eine Selbst-Feststellung ist nicht möglich — feststellende und festgestellte Person müssen verschieden sein.

Warum ist mein externer Nachweis sofort „Abgeschlossen"?

Externe Nachweise und Erfahrungs-Feststellungen dokumentieren eine bereits vorhandene Befähigung — es gibt nichts mehr durchzuführen. Ihr Datum (Ausstellungs- bzw. Feststellungsdatum) kann deshalb nicht in der Zukunft liegen. Nur die interne Maßnahme kennt den Zustand „Geplant", weil sie erst noch stattfindet.

Wie erstelle ich einen Nachweis (PDF) über die KI-Kompetenz?

Zwei Wege — beide erzeugen ein PDF nach Art. 4:

• Einzelnachweis: Bei einer abgeschlossenen Befähigung über das Aktionsmenü „Bericht (PDF)" — mit allen Angaben des Eintrags, den beteiligten Mitarbeitenden und dem Audit-Trail.
• Gesamt-Nachweis: Über den Eintrag „Befähigungs-Nachweis (PDF)" im Drei-Punkte-Menü rechts oben in der Übersicht (nur für Administratoren und nur, wenn die Liste nicht leer ist). Vorab wählen Sie den Umfang — alle oder ausgewählte Mitarbeiter; der gewählte Umfang wird im PDF ausgewiesen. Der Bericht listet die Nachweise je Mitarbeiter mit dem jeweiligen Stand („Abgeschlossen am …" / „Offen"). Er umfasst nur aktive Einträge — archivierte sind nicht enthalten (für diese nutzen Sie den Einzelnachweis).

So belegen Sie die KI-Kompetenz gegenüber Behörde, Kunde oder Auditor an einer Stelle.

Kann ich eine abgeschlossene Befähigung löschen oder archivieren?

Löschen: nein. Abgeschlossene Befähigungen sind Compliance-Nachweise nach Art. 4 EU AI Act — damit Ihr Register lückenlos bleibt, lassen sie sich nicht löschen, sondern nur archivieren. Geplante (noch nicht durchgeführte) Einträge können Administratoren löschen.

Archivieren (nur Administratoren, über das Aktionsmenü oder den Detail-Dialog):

• Ein Bestätigungsdialog weist darauf hin, dass die Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann — es gibt kein Wiederherstellen. Prüfen Sie den Eintrag also vorher auf Vollständigkeit.
• Ein archivierter Eintrag ist schreibgeschützt: nicht mehr bearbeiten, abschließen oder löschen.
• Der Einzel-Nachweis (PDF) ist abrufbar; im Gesamt-Nachweis sind archivierte Einträge nicht enthalten.

Wo finde ich archivierte Befähigungen? In der Übersicht sind sie standardmäßig ausgeblendet — wählen Sie im Status-Filter „Archiviert", um sie einzublenden.

Wie dokumentiere ich Maßnahmen zur Risikominderung (Phase 4)?

Im Modul „Maßnahmen" verfolgen Sie die Risikominderungs-Maßnahmen — also die Umsetzung der im Assessment (Phase 3) definierten Maßnahmen.

• Herkunft: Maßnahmen entstehen automatisch aus Risikobewertungen oder werden manuell angelegt („Neue Aufgabe"). Aus Assessments abgeleitete Maßnahmen sind mit dem zugehörigen Risiko und Prozess verknüpft; manuell angelegte Aufgaben sind keinem Prozess zugeordnet.
• Felder: Titel, Art (Technisch, Organisatorisch, Human Oversight), Beschreibung, Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum.
• Verantwortlicher: wird aus dem Mitarbeiterverzeichnis gewählt (gepflegt im Modul KI-Kompetenz) — die Person braucht kein eigenes Benutzerkonto und keine dokumentierte Befähigung (anders als bei der menschlichen Aufsicht im Assessment). Die Angabe ist optional.
• Status: Jede Maßnahme durchläuft Geplant → Aktiv → Abgeschlossen. „Aktiv" deckt beides ab — gerade in Einführung und dauerhaft laufend (z.B. eine Maßnahme, die gilt, solange der Prozess aktiv ist). Den Status ändern Sie über das Aktionsmenü (⋮) — für manuelle und Assessment-Maßnahmen; jede Änderung steht im Audit-Trail.
• Übersicht: sortierbare Spalten (Standard: nächste Fälligkeit oben, überfällige rot) und Mehrfachauswahl-Filter (Maßnahme, Prozess, Verantwortlicher, Fälligkeit, Status). Die Maßnahmenart sehen Sie im Detail-Dialog und im Export.
• Archivieren statt Löschen: Abgeschlossene Maßnahmen können Administratoren archivieren (endgültig, schreibgeschützt); danach sind sie nicht mehr löschbar. Geplante und aktive Maßnahmen bleiben löschbar. Archivierte sind standardmäßig ausgeblendet — über den Status-Filter „Archiviert" blenden Sie sie ein.
• Export: Maßnahmen lassen sich u.a. als CSV/JSON oder in Tools wie Trello, Teams Planner oder Jira exportieren.

KI-Vorfälle (Phase 5)

Was ist ein KI-Vorfall und wann muss ich ihn melden?

Ein KI-Vorfall ist ein Ereignis, bei dem ein KI-System zu einem Schaden oder einer Fehlfunktion führt — zum Beispiel diskriminierende Entscheidungen, Datenschutzverletzungen oder fehlerhafte Ergebnisse mit realen Auswirkungen.

Meldefristen nach EU AI Act (Art. 73) — jeweils ab Entdeckung des KI-Vorfalls:

Schweregrad	Meldefrist	Beispiel
Kritisch	2 Tage	KI-System verursacht erheblichen Schaden an Gesundheit oder Sicherheit
Schwerwiegend	15 Tage	KI-System trifft systematisch diskriminierende Entscheidungen
Geringfügig	Keine Meldepflicht	Einzelner Fehler ohne größere Auswirkungen

NADOVO zeigt Ihnen die verbleibende Meldefrist als farbcodierte Anzeige an, damit Sie keine Frist versäumen.

Wie melde ich einen KI-Vorfall an die Behörde?

Für meldepflichtige KI-Vorfälle (schwerwiegend/kritisch) unterstützt NADOVO Sie im KI-Vorfall-Detail beim Melde-Workflow:

• Zuständige Behörde vorbelegt: Anhand des Landes Ihres Unternehmens schlägt NADOVO die zuständige Marktüberwachungsbehörde automatisch vor (z.B. für Deutschland die Bundesnetzagentur) — mit Name, Website, Meldeportal, E-Mail, Telefon und ggf. einem Hinweis. Voraussetzung: Im Modul „Organisation" (Tab „Unternehmen") ist das Land aus der Auswahlliste gesetzt — fehlt es, weist die KI-Vorfallmeldung darauf hin und verlinkt direkt in die Einstellungen.
• Ort des KI-Vorfalls zählt (Art. 73): Die Vorbelegung folgt dem Firmensitz als praktischem Startpunkt. Maßgeblich ist aber die Behörde des Mitgliedstaats, in dem der KI-Vorfall aufgetreten ist — das Feld „Behörde / Empfänger" lässt sich deshalb frei überschreiben (siehe nächste Frage).
• Meldung vorbereiten: Meldemethode wählen (z.B. E-Mail, Meldeportal, Telefon) — die Kontaktdaten der Behörde werden passend übernommen. Den vorbereiteten Meldetext können Sie kopieren oder als .eml-Datei öffnen; die Fallnummer der Behörde hinterlegen Sie im KI-Vorfall.
• Zuerst melden, dann lösen: Ein meldepflichtiger KI-Vorfall (schwerwiegend/kritisch) muss erst gemeldet werden, bevor er gelöst werden kann — der Tab „Lösung" ist bis dahin gesperrt.
• Optional „Anbieter informiert am": Zusätzlich zur Behörde können Sie festhalten, wann Sie den Anbieter des KI-Systems informiert haben (Art. 26 Abs. 5).

KI-Vorfälle der Stufe „Geringfügig" sind in der Regel nicht meldepflichtig.

Welche Status hat ein KI-Vorfall — und wie schließe ich ihn ab?

Ein KI-Vorfall durchläuft ein einfaches Modell: Neu → Gelöst → Archiviert, dazu Storniert als Abbruch.

Die Meldung ist ein Marker, kein Status. Nach erfolgter Meldung an die Behörde zeigt die Frist-Spalte statt des Countdowns den Hinweis „Meldebehörde benachrichtigt" (das Meldedatum erscheint beim Überfahren mit der Maus). Der KI-Vorfall bleibt dabei im Status „Neu", bis Sie ihn lösen.

So schließen Sie einen KI-Vorfall ab:

• Lösen: Im Tab „Lösung" wählen Sie „Mit Maßnahmen" (Ursache sowie Korrektur- und Präventionsmaßnahmen) oder „Ohne Maßnahmen" (z.B. bei einem Fehlalarm — mit Pflicht-Begründung). Bei meldepflichtigen KI-Vorfällen erst nach der Meldung möglich (siehe vorige Frage).
• Archivieren: Gelöste KI-Vorfälle können Sie archivieren. Sie verschwinden dann aus der Standard-Übersicht, bleiben aber über den Status-Filter „Archiviert" erreichbar.

Wie lösche ich einen KI-Vorfall? Gar nicht — KI-Vorfälle sind Nachweise und lassen sich nicht löschen. Statt zu löschen, stornieren Sie einen noch nicht gemeldeten, ungelösten KI-Vorfall (mit Pflicht-Begründung). Er erhält den Status „Storniert", bleibt als Datensatz erhalten und der Vorgang wird im Audit-Trail dokumentiert.

Woher kommen die Behördendaten — und kann ich die vorgeschlagene Behörde ändern?

Die Behördendaten (Name, Website, Meldeportal, E-Mail, Telefon) stammen aus einem zentral von NADOVO gepflegten Verzeichnis der Marktüberwachungsbehörden je Land. Es wird laufend nachgepflegt — verstehen Sie die Vorbelegung als geprüften Startpunkt, nicht als abschließende Rechtsauskunft. Ist für Ihr Land (noch) kein eigener Eintrag hinterlegt, zeigt NADOVO einen EU-Rückfall („Nationale Marktüberwachungsbehörde") — die Meldung ist also nie blockiert, den Empfänger können Sie manuell ergänzen.

Ändern? Ja. Das Feld „Behörde / Empfänger" ist frei überschreibbar — wichtig, wenn der KI-Vorfall in einem anderen Mitgliedstaat aufgetreten ist als Ihrem Firmensitz (Art. 73).

Gut zu wissen: Der bei einer Meldung gespeicherte Empfänger ist eine Momentaufnahme. Wird das Verzeichnis später aktualisiert, ändert das nichts an bereits dokumentierten Meldungen.

KI-Content-Register

Was ist das KI-Content-Register und wozu brauche ich es?

Ab dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten des Art. 50 EU AI Act: KI-generierte Inhalte müssen unter bestimmten Voraussetzungen gekennzeichnet werden — und wer sich auf eine Ausnahme beruft, muss das im Zweifel belegen können.

Das KI-Content-Register (eigener Punkt in der Hauptnavigation) ist der Ort, an dem Sie jeden relevanten KI-generierten Inhalt als revisionssicheren Nachweis erfassen — verknüpft mit dem erzeugenden KI-Prozess, geprüft durch einen Menschen, dokumentiert im unveränderlichen Audit Trail (10 Jahre).

Je nach Inhaltstyp erfüllt ein Eintrag einen von zwei Zwecken:

• Prüfnachweis (nur Text): KI-Texte zu Themen von öffentlichem Interesse sind kennzeichnungspflichtig — es sei denn, ein Mensch hat sie geprüft und trägt die redaktionelle Verantwortung (Art. 50 Abs. 4). Der Register-Eintrag belegt genau das: wer geprüft hat, wann, und wer verantwortet.
• Kennzeichnungsnachweis (Bild, Audio, Video, Dialog): Hier dokumentiert der Eintrag, dass und wie Sie die Kennzeichnungspflicht erfüllt haben — oder warum eine Ausnahme greift.

Wichtig: Das Register ist Beweisvorsorge — es gibt keine gesetzliche Pflicht, ein solches Register zu führen. Aber wenn Behörde, Wettbewerber oder Kunde fragen „Ist das KI? Und wo steht, dass ihr das geprüft habt?", haben Sie den Nachweis auf Knopfdruck.

Wann müssen KI-Inhalte gekennzeichnet werden — und wann nicht?

Das hängt vom Inhaltstyp ab. Der Freigabe-Dialog („Prüfen & freigeben") führt Sie typgerecht durch die Entscheidung und erklärt die Rechtslage im Moment der Entscheidung:

Text: Zuerst die Einordnung: Informiert der Text die Öffentlichkeit über ein Thema von öffentlichem Interesse? Bei „Nein" (z.B. Produkttext, interne Mitteilung) besteht keine Kennzeichnungspflicht — Ihre Einordnung wird als Nachweis dokumentiert. Bei „Ja": Mit bestätigter inhaltlicher Prüfung und übernommener redaktioneller Verantwortung greift die Prüf-Ausnahme nach Art. 50 Abs. 4 — keine Kennzeichnung nötig, der Eintrag ist Ihr Beleg. Ohne menschliche Prüfung ist die Kennzeichnung Pflicht.

Bild / Audio / Video: Die Deepfake-Frage: Könnte der Inhalt für Betrachter echt wirken (Personen, Orte oder Ereignisse realistisch dargestellt)? Ja → Kennzeichnung ist Pflicht (Label-Text und Platzierung werden dokumentiert). Nein (offensichtlich künstlich) → keine Kennzeichnungspflicht, die Auswahl wird dokumentiert.

Dialog (Chatbots, Voice-/Telefon-Assistenten): grundsätzlich kennzeichnen — Nutzer bzw. Anrufer müssen erkennen, dass sie mit einer KI interagieren (Art. 50 Abs. 1). Ausnahme nur, wenn der KI-Einsatz offensichtlich ist.

Wo eine Kennzeichnung erforderlich ist, müssen Sie vor der Freigabe bestätigen: „Die Kennzeichnung ist am Inhalt umgesetzt." Diese Bestätigung wird als eigenes Ereignis im Audit Trail protokolliert — der Nachweis, dass tatsächlich gekennzeichnet wurde.

Hinweis: Verstöße gegen Art. 50 sind bußgeldbewehrt (bis 15 Mio. Euro oder 3 % des Weltumsatzes). Das Register nimmt Ihnen die Kennzeichnungspflicht nicht ab — es dokumentiert Ihre Entscheidungen so, dass Sie sie jederzeit belegen können.

Wie erfasse ich einen KI-Content-Eintrag?

Über „Neuer KI-Content-Eintrag" im KI-Content-Register. Drei Pflichtangaben genügen: Inhaltstyp (Text, Bild, Audio, Video oder Dialog), Titel und der erzeugende KI-Prozess. Alles Weitere ist optional: Art des Einsatzes (Vollständig KI-generiert, KI-unterstützt, KI-bearbeitet), Referenz (URL oder Ablageort — kann bis zur Freigabe ergänzt werden) und Bemerkungen.

Zwei Wege:

• Manuell: das Formular ausfüllen — immer verfügbar.
• Metadaten-Upload (JSON): den von Ihrem KI-Tool gelieferten Metadaten-Block einfügen oder als Datei ablegen — die Felder werden automatisch befüllt (siehe nächste Frage).

Der Eintrag wird als Entwurf gespeichert. Prüfung, Freigabe und Kennzeichnung sind bewusst nicht Teil der Erfassung — sie erfolgen gebündelt über „Prüfen & freigeben" in der Liste.

KI-Prozess noch nicht inventarisiert? Dann wählen Sie die Option „KI-Prozess nicht inventarisiert". Der Eintrag dokumentiert diesen Fakt, die Freigabe wird nicht blockiert — und über den Prozess-Filter bleiben solche Inventar-Lücken sichtbar, sodass Sie im Blick behalten, welche Prozesse Sie noch in Phase 1 und 2 inventarisieren sollten.

Was ist der Metadaten-Prompt und wie funktioniert der JSON-Upload?

Der schnellste Weg ins Register — tool-unabhängig, ohne Plugin oder API-Anbindung:

1. Prompt kopieren: In der Erfassungsmaske wählen Sie unter „Metadaten-Prompt" den KI-Prozess und klicken „Prompt kopieren".
2. An die Generierung anhängen: Den Prompt hängen Sie an Ihre Anfrage im KI-Tool (z.B. ChatGPT, Claude, Copilot) an — das Tool liefert den Inhalt plus einen strukturierten Metadaten-Block (JSON).
3. Hochladen: Den JSON-Block ziehen Sie in die Erfassungsmaske, fügen ihn ein oder wählen die Datei — die Felder werden automatisch befüllt. Die Validierung ist regelbasiert; bei Fehlern erhalten Sie eine konkrete Fehlerliste.

Wichtig — die Prüfung bleibt menschlich: Der Upload befüllt nur die Erfassungsdaten (Inhalt und KI-Einsatz); hochgeladene Angaben werden als „selbst deklariert" durch das KI-Tool markiert. Prüfvermerk, Einordnung, redaktionelle Verantwortung und Kennzeichnung entstehen ausschließlich durch Ihre Aktion in der Plattform — keine KI bewertet hier automatisch. Genau das macht den Nachweis glaubwürdig.

Kann ich einen freigegebenen KI-Content-Eintrag ändern oder löschen?

Nein — und das ist beabsichtigt. Ein Eintrag durchläuft den Lebenszyklus Entwurf → Freigegeben → Archiviert. Mit der Freigabe wird er zum unveränderlichen Nachweis-Snapshot; auch die Referenz (URL/Ablageort) wird dabei fixiert — die Freigabe ist die letzte Gelegenheit, sie zu ergänzen oder zu korrigieren.

Wenn sich der Inhalt ändert: Nutzen Sie „Duplizieren". NADOVO erstellt einen neuen Entwurf mit den Erfassungsdaten — Einordnung, Prüfung, Kennzeichnung und Freigabe werden bewusst nicht übernommen; jede Fassung durchläuft ihren eigenen Freigabeprozess. Mit der Option „Ersetzt das Original" wird der ursprüngliche Eintrag bei Freigabe des neuen automatisch archiviert („ersetzt durch") — ohne Lücke in der Nachweiskette.

Löschen: Freigegebene und archivierte Einträge können nicht gelöscht werden (nur archiviert) — sie sind Nachweise. Entwürfe können Unternehmens-Admins löschen; auch das wird im Audit Trail protokolliert.

Was, wenn sich der verknüpfte KI-Prozess ändert? Wird der Prozess archiviert oder gibt es eine neuere Version, zeigt der Eintrag ein Info-Badge — der freigegebene Eintrag bleibt als Snapshot gültig, es gibt keine Rückwirkung.

Was ist das Vier-Augen-Prinzip bei der Freigabe?

Optional können Sie festlegen, dass der Freigabe-Verantwortliche eine andere Person sein muss als der Ersteller des Eintrags. Unternehmens-Admins aktivieren die Einstellung „Vier-Augen-Prinzip bei der Freigabe" im Modul „Organisation" im Tab „Unternehmen".

Standard: aus — kleine Teams werden nicht ausgebremst. Aktivieren Sie das Prinzip, wenn Ihre interne Governance eine getrennte Prüfung verlangt oder Sie den Nachweis zusätzlich härten wollen.

Wie belege ich im Ernstfall, dass geprüft und gekennzeichnet wurde?

Zweifach:

Audit Trail (10 Jahre): Jedes relevante Ereignis — Erfassung, JSON-Upload (selbst deklariert), Bearbeitung, Freigabe, Kennzeichnungs-Bestätigung, Referenz-Änderung, Duplizieren, Archivieren — wird mit Person und Zeitstempel unveränderlich protokolliert.

KI-Content-Nachweis-Bericht (PDF): Zu jedem freigegebenen oder archivierten Eintrag erstellen Sie über das Aktionsmenü („Bericht (PDF)") einen passwortgeschützten PDF-Bericht (AES-256) mit den Eintragsdaten und dem Audit-Trail-Auszug — ideal, um gegenüber Behörde, Kunde oder Auditor sauber zu belegen. Für das gesamte Register erzeugen Sie über den Eintrag „Gesamt-Nachweis (PDF)" im Drei-Punkte-Menü rechts oben in der Übersicht einen Bericht über alle Einträge mit Übersicht je Status und Kennzeichnung.

Dank der Verknüpfung mit dem KI-Prozess ist dabei in einem Dokument belegbar: welches System den Inhalt in welchem Anwendungsfall erzeugt hat und wer ihn geprüft hat.

Audit Trail & Dokumentation

Was dokumentiert NADOVO automatisch?

NADOVO protokolliert automatisch alle Änderungen an Ihren KI-Systemen, Prozessen, Assessments, Schulungen, KI-Vorfällen und KI-Content-Einträgen. Sie müssen nichts manuell dokumentieren.

Was wird aufgezeichnet:

• Wer hat was wann geändert
• Welche Felder wurden geändert (alter und neuer Wert)
• Freigaben und Genehmigungen
• Statusänderungen (auch automatische, z.B. durch Kaskadierung)
• Risikoklassifizierungen und deren Änderungen

Aufbewahrung: 10 Jahre, wie vom EU AI Act Art. 12 gefordert.

Export: Sie können den Audit Trail jederzeit als PDF (schreibgeschützt), CSV oder JSON exportieren.

Wo finde ich den Audit Trail?

Den Audit Trail finden Sie direkt beim jeweiligen Element — es gibt kein separates Audit-Modul. Öffnen Sie ein KI-System, einen Prozess, ein Assessment, eine Schulung oder einen KI-Vorfall und wählen Sie im Drei-Punkte-Menü rechts oben den Eintrag „Audit Trail". Dort liegen auch alle übrigen Aktionen der Detailseite (Bearbeiten, Freigeben, Statuswechsel, Löschen) — die Titelzeile bleibt frei. Der Dialog zeigt die vollständige Änderungshistorie (wer, was, wann; alter und neuer Wert) und lässt sich als PDF (schreibgeschützt), CSV oder JSON exportieren.

Auch aus der Übersicht heraus — über dasselbe Drei-Punkte-Menü, dort ganz rechts hinter der Hauptaktion. Das gibt es in sechs Modulen: KI-System-Inventar, KI-Prozesse, Risiko-Assessments, KI-Vorfälle, KI-Kompetenz und KI-Content-Register. In den beiden letzten liegt im selben Menü zusätzlich der jeweilige Gesamt-Nachweis. Die Maßnahmen haben als einziges Modul keinen Audit Trail — weder in der Übersicht noch als Auswahl im Änderungsbericht.

Hinweis: Der Eintrag „Audit Trail" ist nur für Unternehmens-Admins sichtbar. Das Drei-Punkte-Menü erscheint überhaupt nur, wenn es für Status und Rolle Aktionen gibt.

Als PDF wird daraus der Änderungsbericht — siehe Berichte & Nachweise.

Berichte & Nachweise

Wo finde ich meine Berichte wieder?

Im Menüpunkt „Berichte & Nachweise" (oben in der Navigation, nur für Administratoren) sind alle Berichte an einer Stelle versammelt: Änderungsbericht, KI-Content-Nachweis und Befähigungs-Nachweis. Vor dem Erzeugen sehen Sie, wie viele Einträge der Bericht umfassen wird.

Das Protokoll ist kein Download-Archiv. Die Seite hält fest, welcher Bericht wann von wem erzeugt wurde — Nummer, Art, Gegenstand, Zeitpunkt und Person. Die Dokumente selbst werden nicht gespeichert: Legen Sie ein erzeugtes PDF dort ab, wo Sie es aufbewahren möchten. Ein erneutes Erzeugen ist jederzeit möglich und liefert eine neue Berichtsnummer.

Muss ich Berichte über dieses Modul erzeugen? Nein. Die Einstiege in den Fachmodulen bleiben, und beide Wege erzeugen dasselbe Dokument. Der Unterschied ist nur der Kontext: Im Fachmodul steht der Gegenstand schon fest, im Berichtsmodul wählen Sie ihn im Dialog.

Warum sehe ich den Menüpunkt nicht? Berichte erzeugen und den Audit Trail einsehen dürfen nur Benutzer mit Administratorrolle.

Was steht im Änderungsbericht (Audit Trail)?

Der Änderungsbericht ist die PDF-Fassung des Audit Trails — die vollständige Änderungshistorie eines Elements mit Person, Zeitpunkt sowie altem und neuem Wert.

• Berichtsnummer: Jeder Bericht trägt eine Nummer der Form CHG-PROC-000021 — auf dem Deckblatt, in jeder Kopfzeile und in der Ende-Markierung. Damit ist er gegenüber Behörde oder Auditor zitierbar.
• Immer vollständig: Der Bericht enthält alle Einträge der gewählten Auswahl, nicht nur die gerade sichtbaren. Seite 2 weist das ausdrücklich als „alle N von N" aus.
• Eingrenzen über Objekt und Zeitraum: Die Suche im Dialog ist nur eine Bildschirmhilfe und verkleinert den Bericht nicht. Die Objektauswahl nennt ID und Bezeichnung, mit dem jüngsten Eintrag oben; lange Bezeichnungen werden gekürzt und beim Verweilen mit der Maus vollständig eingeblendet.
• Sechs Module stehen zur Auswahl: KI-System-Inventar, KI-Prozesse, Risiko-Assessments, KI-Vorfälle, KI-Kompetenz und KI-Content-Register. Maßnahmen fehlen, weil das Modul keinen Audit Trail führt.

Neben PDF stehen CSV und JSON zur Verfügung.

Wie heißen die heruntergeladenen Dateien?

Alle Berichte und Exporte folgen demselben Muster: Bezeichnung, bei Einzelberichten die ID, dann Datum und Uhrzeit.

qualification-proof-TRN-000012-2026-07-30-1042.pdf

Welche Bezeichnung ein Download trägt:

Download	Dateiname beginnt mit
Änderungsbericht (Audit Trail)	audit-trail- plus Modul, z.B. audit-trail-process, audit-trail-asset, audit-trail-ai-content
Befähigungs-Nachweis, einzeln / gesamt	qualification-proof- / qualification-register-
KI-Content-Nachweis, einzeln / gesamt	ai-content-proof- / ai-content-register-
Maßnahmen-Export	measures-, für die Werkzeug-Formate measures-trello-, measures-planner-, measures-jira-

Der Änderungsbericht heißt in der Datei weiterhin audit-trail-… — der Berichtstitel im PDF lautet „Änderungsbericht (Audit Trail)", der Dateiname ist davon unabhängig.

Zwei Exporte derselben Daten überschreiben sich durch den Zeitstempel nicht und lassen sich in Ihrer Ablage eindeutig zuordnen. Die Bezeichner sind bewusst englisch und unabhängig von Ihrer Oberflächensprache — so heißt derselbe Bericht in einem geteilten Ablageordner überall gleich.

Kann ich mein Firmenlogo auf die Berichte setzen?

Ja — siehe Firmenlogo auf den PDF-Berichten im Abschnitt Setup & Organisation. Das Logo erscheint auf den Deckblättern aller PDF-Berichte, oberhalb des NADOVO-Logos.

Zusammenhänge & Automatismen

Warum ändern sich Statuswerte automatisch?

NADOVO stellt sicher, dass Ihre Compliance-Dokumentation konsistent bleibt. Wenn sich an einem KI-System etwas ändert, müssen die verknüpften Prozesse und Assessments überprüft werden — das ist eine Anforderung des EU AI Act (Art. 9, Risikomanagement).

Übersicht der automatischen Statusänderungen:

Was Sie tun	Was NADOVO automatisch macht	Warum
KI-System deaktivieren	Prozesse → Pausiert, Assessments → Überprüfung erforderlich	System nicht mehr in Betrieb, Prozesse können nicht weiterlaufen
Prozess archivieren	Alle Assessments des Prozesses → Archiviert	Der Prozess ist am Ende seines Lebenszyklus; die Bewertungen bleiben als Nachweis einsehbar
KI-System reaktivieren	Alle pausierten Prozesse → wieder Freigegeben	System ist wieder in Betrieb
Neue Version des KI-Systems freigeben	Alte Prozesse → Pausiert	Altes System wurde ersetzt, Prozesse müssen auf neue Version umgestellt werden
Risikoklasse eines Prozesses ändert sich	Assessment → Überprüfung erforderlich	Risikobewertung basierte auf alter Risikoklasse
Neues KI-System im Prozess verknüpfen	Assessment → Überprüfung erforderlich	Risikobewertung basierte auf altem System

Faustregel: Wenn NADOVO einen Status automatisch ändert, zeigt die Plattform Ihnen den nächsten Schritt direkt in der Übersicht an. Folgen Sie einfach den Hinweisen.

Wie filtere ich die Übersichten — und warum sehe ich archivierte Einträge nicht?

Die Übersichten für KI-Systeme, KI-Prozesse, Risiko-Assessments, das KI-Content-Register, die KI-Vorfälle, die KI-Kompetenz und die Maßnahmen haben dieselbe Filterleiste. Alle Filter starten leer, sodass die Beschriftung lesbar bleibt; erst Ihre Auswahl schränkt die Liste ein. Die Reihenfolge der Filter spiegelt die Spalten der Übersicht.

Der Filter „Nächster Schritt" (KI-Systeme, KI-Prozesse, Risiko-Assessments, KI-Content-Register) macht aus der Übersicht eine Arbeitsliste: Sie filtern nach dem, was tatsächlich ansteht — etwa „Bearbeiten", „Einreichen", „Freigeben", „Überprüfung starten", im Content-Register „Prüfen & freigeben", oder „Konform dokumentiert". Die Auswahl passt sich dynamisch an: angeboten wird nur, was in Ihrer Liste auch vorkommt. Die KI-Vorfall-Übersicht hat statt dessen einen Filter „Meldepflicht" (Gemeldet / Pflicht / Keine); die KI-Kompetenz filtert nach Art, Mitarbeiter und Status; die Maßnahmen nach Prozess, Verantwortlicher, Fälligkeit und Status.

Warte-Hinweise sind bewusst keine Filterwerte. Zustände wie „Prozess zuerst aktualisieren", „KI-System zuerst aktivieren" oder „Neue Version vorhanden" erscheinen zwar in der Spalte, lassen sich aber nicht filtern — sie beschreiben ein Warten auf etwas anderes, keinen Schritt, den Sie abarbeiten können.

Warum fehlen archivierte Einträge? Ohne Auswahl im Status-Filter zeigt die Übersicht alles außer dem jeweiligen Endzustand:

Übersicht	Standardmäßig ausgeblendet	So blenden Sie sie ein
KI-Prozesse	„Archiviert"	Im Status-Filter „Archiviert" auswählen
Risiko-Assessments	„Archiviert"	Im Status-Filter „Archiviert" auswählen
KI-Content-Register	„Archiviert"	Im Status-Filter „Archiviert" auswählen
KI-Systeme	„Abgelöst"	Im Status-Filter „Abgelöst" auswählen
KI-Vorfälle	„Storniert" und „Archiviert"	Den jeweiligen Wert im Status-Filter auswählen
KI-Kompetenz	„Archiviert"	Im Status-Filter „Archiviert" auswählen
Maßnahmen	„Archiviert"	Im Status-Filter „Archiviert" auswählen

Deaktivierte KI-Systeme sind dagegen standardmäßig sichtbar — sie sind kein Endzustand, sondern warten auf eine Entscheidung. Ebenso bleiben gelöste KI-Vorfälle standardmäßig sichtbar; nur „Storniert" und „Archiviert" sind ausgeblendet.

In welcher Reihenfolge stehen die Einträge — und kann ich selbst sortieren?

Standardreihenfolge: Ohne eigene Sortierung stehen die zuletzt angelegten Einträge oben — in der Regel nach Anlagedatum, im Modul „KI-Kompetenz" nach dem Datum der Befähigung und bei KI-Vorfällen nach Entdeckungsdatum.

Selbst sortieren: Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um nach dieser Spalte zu sortieren; ein zweiter Klick kehrt die Richtung um. Ein Pfeil-Symbol neben der Überschrift zeigt die aktive Sortierung an.

Berechnete Spalten wie „Nächster Schritt", „Meldepflicht", „Frist" oder „Modelle" sowie die Aktionen-Spalte sind nicht sortierbar.

Spaltenbreite anpassen: In allen sieben Übersichten lässt sich die Namensspalte verbreitern oder schmaler ziehen. Fahren Sie auf die Spaltentrennung rechts neben der Überschrift — es erscheint ein Doppellinien-Symbol und der Mauszeiger wird zum Doppelpfeil — und ziehen Sie. Ein Doppelklick darauf passt die Spalte automatisch an den längsten Eintrag an. Die eingestellte Breite bleibt je Übersicht auf diesem Gerät gespeichert.

Hinweis für die Risiko-Assessments: Bei einer neuen Version eines Assessments zählt für die Reihenfolge das Anlagedatum der neuen Version — deshalb kann ein Assessment mit älterer ID oben stehen. Über die Spaltenüberschrift „Assessment-ID" sortieren Sie stattdessen nach ID.

Wie hängen KI-System, Prozess und Assessment zusammen?

Die drei Elemente sind hierarchisch verknüpft:

KI-System (z.B. "ChatGPT")
  |
  |-- In Betrieb, v1.2.0
  |
  +-- KI-Prozess (z.B. "Kundensupport")
  |     |
  |     |-- Freigegeben, v1.0.0
  |     |
  |     +-- Assessment (Risikobewertung)
  |           |-- Genehmigt
  |
  +-- KI-Prozess (z.B. "Content-Erstellung")
        |
        |-- Entwurf, v1.0.0

Regel: Ein KI-System muss "In Betrieb" sein, bevor verknüpfte Prozesse freigegeben werden können. Für Hochrisiko-Prozesse muss zusätzlich ein Assessment genehmigt sein, bevor der Prozess freigegeben werden kann.

Änderungen fließen von oben nach unten: Wenn sich das KI-System ändert, werden die Prozesse und Assessments automatisch aktualisiert. Umgekehrt gilt das nicht — eine Änderung am Assessment hat keine Auswirkung auf das KI-System.

Hilfe & Support

Was sind „Bekannte Probleme" und wo finde ich sie?

Unter Hilfe & Support zeigt der Bereich „Dokumentation" vier Kacheln: Erste Schritte, Module, FAQ und „Bekannte Probleme" (leicht rötlich hervorgehoben). Ein Klick auf „Bekannte Probleme" öffnet ein Fenster mit allen aktuell bekannten Störungen — je Eintrag mit Titel, betroffenem Bereich, Datum, einer kurzen Beschreibung, einem Status und – falls vorhanden – einem Workaround.

Wir pflegen diese Liste, damit Sie sofort sehen, ob ein Verhalten bereits bekannt ist und an einer Lösung gearbeitet wird. So müssen Sie es nicht separat melden.

Was bedeuten die Status?

• In Analyse — wir untersuchen gerade die Ursache; ein Workaround steht noch nicht fest.
• Workaround — es gibt einen Workaround, den Sie bis zur Behebung nutzen können (siehe Eintrag).
• Ist ein Problem behoben, verschwindet der Eintrag wieder aus der Liste.

Mein Problem steht in der Liste — was soll ich tun? Nichts weiter — wir kennen es und arbeiten daran. Ist ein Workaround angegeben, können Sie diesen bis zur Behebung nutzen. Ein erneutes Melden ist nicht nötig.

Mein Problem steht NICHT in der Liste? Bitte melden Sie es über Hilfe & Support → „Fehler melden", damit wir es prüfen können.

Hinweis: Ist die Liste leer, erscheint „Aktuell sind keine Probleme bekannt." — dann ist derzeit nichts bekannt.

Wie sende ich Feedback oder einen Verbesserungsvorschlag?

Auf der Seite Hilfe & Support finden Sie unter den Dokumentations-Kacheln zwei Reiter: „Feedback" (voreingestellt) und „Fehler melden". Für Ideen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge nutzen Sie den Reiter „Feedback".

So füllen Sie das Formular aus:

• Kategorie (Pflicht) — Verbesserungsvorschlag, Neue Funktion, Bedienung oder Sonstiges.
• Betreff (Pflicht) — kurze Überschrift (mind. 3 Zeichen).
• Beschreibung (Pflicht) — was wir verbessern sollen, möglichst konkret (mind. 10 Zeichen).
• Betrifft Modul (optional) — z.B. Discover, Assess, Implement, Monitor, Dashboard oder Einstellungen.
• Priorität — Niedrig, Mittel (Standard) oder Hoch.
• Screenshot (optional) — PNG, JPG oder WebP, max. 5 MB.

Mit „Feedback senden" geht Ihre Nachricht direkt an unser Team; eine kurze Bestätigung erscheint als Hinweis. Mit „Abbrechen" leeren Sie das Formular wieder.

Wie melde ich einen Fehler (Bug)?

Funktioniert etwas nicht wie erwartet, prüfen Sie zuerst die „Bekannten Probleme" (siehe oben) — steht Ihr Problem schon dort, ist es bereits bei uns bekannt. Andernfalls melden Sie es auf der Seite Hilfe & Support über den Reiter „Fehler melden".

So füllen Sie das Formular aus:

• Fehlerkategorie (Pflicht) — Anzeigefehler, Funktionsfehler, Datenverlust, Performance oder Sonstiges.
• Betreff (Pflicht) — kurze Überschrift (mind. 3 Zeichen).
• Schritte zur Reproduktion (Pflicht) — was Sie gemacht haben, Schritt für Schritt (mind. 10 Zeichen).
• Erwartetes Verhalten (optional) — was stattdessen hätte passieren sollen.
• Betrifft Modul (Pflicht) — in welchem Bereich der Fehler auftritt.
• Schweregrad (Pflicht) — Kosmetisch, Funktional (Standard) oder Kritisch.
• Screenshot / Bildschirmaufnahme (optional) — PNG, JPG oder WebP, max. 5 MB.
• Browser / Gerät (optional) — z.B. „Chrome 120, macOS".

Mit „Fehler melden" senden Sie den Bericht an unser Team; eine kurze Bestätigung erscheint als Hinweis. Je genauer die Schritte und je konkreter der Screenshot, desto schneller können wir den Fehler nachstellen und beheben.

Stand: Juli 2026